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導入のメリット・デメリットは?

在庫管理システムの導入を検討する際に確認しておきたい、メリット・デメリットについてまとめました。

従来の在庫管理の課題

従来の在庫管理では、社員が確認した在庫を紙に記録する方法がとられてきました。しかし、この方法では手間や時間がかかりますし、記入した数字の読み間違えや、商品の数え間違いなどの人為的ミスも起こりやすくなります。

在庫チェックした後は、集計・エクセルへの打ち込み作業や漏れがないかの見直しがあり、照合や差異がないかなどを見て在庫の調整も行います。

従来の在庫管理は作業量が多く、何度も確認しなければならないことと、複数の人が行うことで差が出てしまったり、人為的ミスが起こったりといった課題があげられるでしょう。

それらを解決するためには在庫管理システムを導入することが有効です。在庫管理システムにはどのようなメリット・デメリットがあるのか、次の項目で解説していきます。

在庫管理システムのメリット

在庫調整しやすくなる

在庫管理システムには、顧客データや過去の入出庫情報などが記録されています。そのデータを利用すれば仕入れ量や時期を予測できますし、変動する在庫状況をリアルタイムで把握することが可能です。

また、在庫が少なくなる前に知らせてくれる機能もあるため、在庫の減少に気が付かずに商品が足りなくなるリスクも減少します。

人為的ミスの減少と作業時間の短縮

手書きで商品名や品番、在庫数を書くと、文字のクセや書き間違いによって勘違いやミスが生じることがあります。何度も確認する必要がないため、時間の短縮にもつながります。

また、複数の店舗で在庫を共有している場合、数少ない在庫が同時に売れてしまうことも考えられます。在庫管理システムはリアルタイムで在庫を管理しているのでタイムラグがなくなるのもメリットです。

在庫管理システムのデメリット

新システムに慣れるまでの時間や経験が必要

システムを一新すると、使い方やトラブルが起こった時の対処法を学ぶ必要があります。人によってはなかなか覚えられないということも起こりますし、使い方を教えたりシステムを管理したりする人も決めなければなりません。

導入にまつわる費用

在庫管理システムにはいくつかのタイプがあり、事業内容や規模によって適したシステムは違います。安いものなら数千円から導入できますが、高いものは数百万円必要な場合もあります。初期費用と月額制ならその費用もかかります。

在庫管理システム選びで失敗しないための方法は、トップページで詳しく解説しています。参考にしてください。

在庫管理システム導入のデメリットの解決方法2つ

在庫管理システムにはデメリットもありますが、解決策を講じることで問題無く運用できます。

使い方をマニュアル化して誰でも使えるようにする

在庫管理システムの使い方をマニュアル化しておきましょう。システム側が用意しているものだけでなく、自店に合わせた内容にマニュアルをカスタマイズしておくのをおすすめします。

マニュアルを用意しておけば、新人研修や操作研修がスムーズに行えます。慣れていく過程で、操作を振り返る時にも役立つでしょう。

また、使い方にある程度慣れるまでは、時間がかかっても使用するようにしましょう。かかった時間は、システムをスムーズに利用できるようになれば回収できます。

コストだけでなく利益にも目を向ける

在庫管理システムそのものや保守点検サポートのランニングコストと、在庫管理ができないことによる販売機会の損失ではどちらが問題でしょうか。また、在庫の管理に人手が取られることで生じる機会損失や人件費も考えて、システム導入のコストと比較しましょう。

在庫管理が最適化されることで生まれる利益は、長期的に見込めるものでもあります。導入時にかかった費用がどのくらいの期間で回収できるかも考えてみましょう。

在庫管理を強化する目的

多すぎても少なすぎても問題になってしまう在庫。多すぎれば保管コストが増大し、少なすぎれば商品欠品の期間が生まれてしまい、売り上げ減少に繋がりかねません。

そういった点で見れば在庫を適正に管理するための在庫管理システムは、業務効率アップだけでなく会社利益向上への貢献も期待できます。経営をうまく回すためにも、在庫管理に目を向けてみましょう。

在庫をうまく管理するコツ

その1:商品の優先順位を決める

商品在庫はやみくもに多く確保するのではなく、「どの」商品を「どれだけ」確保しておくのか、優先順位を決めながら管理するようにしましょう。

方法としては、「ABC分析」がおすすめです。ABC分析とは、商品を特性別でA・B・Cの3カテゴリーに分類し最適化しながら管理する方法で、Aは欠品してはいけないアイテム、Bは仕入れ現状維持、Cは入れ替えや取り替えを検討するものなどが該当します。商品ごとに適切な数を把握することで、経営の見直しにも効果があるでしょう。

その2:食品の期限切れを防ぐ

賞味期限や使用期限がある商品の在庫管理をする場合、期限切れ商品の発生を防ぐようにしましょう。何をいつごろ入荷したのか、いつまでの期間管理するのか把握するのも、管理を滞りなく行うことに繋がります。

適切な在庫管理をせず期限切れに気づけなかった場合商品は破棄しなければなりませんが、在庫管理を上手く行っていれば期限切れが近い商品をディスカウントして販売するといった対応もとれます。期限切れリスクを回避できるだけでなく、多少なりとも利益を生み出すチャンスを得られるのです。

その3:ロケーション管理をして作業効率をアップさせる

個数だけでなく、どの場所に何を保管・管理しているのかまで詳細に把握しておくのも在庫管理のコツ。エクセルにメモ書きをするのも良いですが、QRコードやバーコードによるデータ化ができればより効率的です。管理をした人だけでなく、どの従業員であっても一目で情報をキャッチできる在庫管理を目指しましょう。

在庫管理で期待できる効果

在庫管理によって期待できる効果は主に6つあります。

  • 余剰在庫の減少
  • 欠品の削減
  • キャッシュフローの効率化
  • 在庫や業務の生産性アップ
  • 販売や仕入れ実績データストック
  • キャッチーな市場マーケティングの実現

業務効率の面ではスムーズな作業を実現できたり、人的コストの削減を可能にしたりなどの効果が期待できます。在庫管理システムを使用すればヒューマンエラーの防止にもつながるでしょう。システムの場合これまでの在庫管理におけるデータの蓄積が可能であるほか、グラフ化や数値のデータ分析もしやすいため今後の商品開発や在庫管理にも活かせるでしょう。どの商品がよく出ているのか、シーズンごとで変動があるかなど視覚的に確認できるため、市場マーケティング効果もあります。

経営の見直しにおいて「在庫管理」に改善の余地がある場合、システム導入の検討もおすすめ。ただ個数を確認できるようになるだけでなく、商品開発における発展や業務効率化にも一役買ってくれるでしょう。

エクセルや紙での在庫管理じゃダメなの?

在庫個数を簡単に記録したり、グラフ化したデータを分析したりなど、エクセルや紙で対応している会社もあるでしょう。ただ、「エクセル・紙でも在庫管理を行えている」という状態と、「在庫管理に長けたシステムを使用している」状態には、その効率や使用感にも差が出てきます。エクセルや紙で在庫管理をする場合、以下のようなデメリットがあります。

  • ヒューマンエラーの発生
  • 複数人管理による二重投入やデータのズレ発生リスク
  • ルール認識誤認による在庫管理の難しさ

手作業で管理する上で懸念されるのはやはりヒューマンエラー。注意を払っていたとしてもミスをしてしまうのが人間ですので、列のずれや誤入力のリスクは避けられません。入力内容のミスや上書きをしたり、誤ってデータを削除してしまったりすれば、帳簿と実際の在庫数が一致しないという問題が起きます。どこでミスをしたのかすらわからないこともあるでしょう。

また複数部署や部門で管理する場合、入力ルールが統一されていなければ社内全体の在庫管理にズレが生じてしまう場合も。誰がいつ上書きしたのかを明確にできない点もデメリットとして挙げられます。会社全体での在庫管理を一括で実施する場合、紙やエクセル管理では効率が悪い点があることは否めないでしょう。